QuoteWerks Functies
en hun voordelen

QuoteWerks integreert naadloos met diverse contactmanagement- of CRM-software, zoals ACT, ACT! for Web, Autotask, ConnectWise, GoldMine, Maximizer CRM, Microsft CRM, Outlook, Outlook BCM, Salesforce.com, SalesLogix en SugarCRM.

Deze integratie maakt het mogelijk onmiddellijk met de offerte te starten. U moet niks meer overtijpen en importeren wordt overbodig. Daar bovenop kan u met de innovatieve DataLink feature automatisch ook andere dan basisinformatie uit uw contact manager halen.

Beschikt u niet over één van bovenvermelde contact managers, dan kan u de ingebouwde QuoteWerks contactdatabase gebruiken.

Met QuoteWerks kan u producten en diensten offreren. U kan informatie rechtstreeks in de offerte "on the fly" inbrengen én u kan gebruik maken van een lijst met producten en diensten, die u courant gebruikt in één of meer QuoteWerks productdatabases.

U kan per leverancier een separate productdatabase opzetten en daarin de producten en diensten opdelen in folders. Met de QuoteWerks Product Import Wizard kan u makkelijk producten en diensten importeren.

De Professional en Corporate Editions van QuoteWerks bieden de mogelijkheid om een scala van externe productdatabronnen te koppelen, waaronder ook ODBC compliant data sources (zoals Microsoft SQL Server, Microsoft Access, Oracle, enz...), Ingram Micro, Tech Data, Peachtree, QuickBooks, ConnectWise en Salesforce.com. Dit laat u toe om offertes te maken, waarin u producten en diensten uit deze databases selecteert, aanvullend bij de QuoteWerks productdatabases.

Hoewel QuoteWerks gebruikt wordt in de meeste industrieën, biedt het voor ICT-leveranciers en A/V-integratoren specifieke functionaliteiten. Zo kunnen de Professional en Corporate Edition integreren met Ingram Micro's en Tech Data's product- en prijsinformatie. Zo krijgt u volledige toegang tot elk van hun producten. Wanneer u items selecteert uit hun productdatabase, wordt alle belangrijke informatie, zoals vendor part number, manufacturer part number, kost, voorgestelde eindgebruikersprijs, enz. in de offerte gekopieerd. U kan zelfs prijzen vergelijken tussen distributeurs onderling met één enkele klik!

Vele technologieverkopers, zoals IT professionals of A/V-integratoren, kopen producten bij ICT-distributeurs, zoals Accutech Data, Arbitech, Bell Micro, BlueStar, D&H, Dexxxon Digital Storage, Digitek, Ingram Micro, Northamber, Printer Essentials, Supercom, SYNNEX, Tech Data, West e.a. Het is heel belangrijk voor deze bedrijven om real-time toegang te krijgen tot prijsinformatie en beschikbaarheid, zodat ze over alle tools beschikken om hun producten snel en zo laag geprijsd mogelijk bij hun klanten te krijgen. Toegang hebben tot deze real-time informatie biedt deze bedrijven de mogelijkheid om last-minute prijzen door te geven aan klanten. Op deze manier weten ze ook of het product vandaag zal verzonden worden of slechts in backorder gezet. Aangezien backorderproducten nu niet naar de klant verstuurd kunnen worden, is de wetenschap of dit product al dan niet voorradig is van cruciaal belang om een goede aankoopbeslissing te nemen. QuoteWerks biedt een real-time pricing & availability module aan.

Etilizes productinhoud biedt gebruikers van QuoteWerks in de ICT-industrie beeldinformatie en klantvriendelijke product- en marketingomschrijvingen. Zonder Etilize moet men al deze informatie importeren en het web afschuimen om foto's en duidelijkere productomschrijvingen te downloaden om deze in hun offertes te verwerken.

QuoteValet is het Online Quote Delivery & Acceptance tool van QuoteWerks. QuoteValet biedt een robuustere manier om uw offertes aan klanten en prospecten te bezorgen. In plaats van een PDF-document aan uw email te voegen en naar uw klant te sturen, creëert QuoteValet een gepersonalizeerde webpagina om de offerte te presenteren op quotevalet.com. Het voordeel hiervan is dat u exact weet wanneer uw klant zijn offerte ontvangen en bekeken heeft, ook later als hij ze een tweede of derde keer bekijkt. Uw klant beschikt over de mogelijkheid om optionele items dynamisch te (de)selecteren en kan u via de aangepaste offertewebpagina vragen stellen - zodat alle communicatie hieromtrent gecentraliseerd wordt. Het belangrijkste is dan nog dat de klant de offerte elektronisch kan ondertekenen en accepteren!

Veel technologie-verdelers, zoals IT professionals of A/V-integratoren kopen producten van ICT-distributeurs, zoals Ingram Micro en Tech Data. Het bestelproces is soms lastig en tijdrovend. Uw QuoteWerks-offerte, die inmiddels een order geworden is, beschikt over alle productnummers, hoeveelheden, prijzen en verzendinformatie. Bestel items van een enkelvoudig order - of combineer items van diverse QuoteWerks orders - in één enkel aankooporder naar uw distributeur toe. Nadat het order elektronisch is doorgegeven worden het P.O.-nummer, orderdatum en het sales ordernummer van de distributeur automatisch in uw QuoteWerks order opgeslagen voor latere referentie. QuoteWerks biedt de mogelijkheid om elektronisch orders te plaatsen m.b.v. de Real-Time Module.

Gebruik de visuele QuoteWerks layout designer om de layout van uw offertes, orders en facturen te formatteren. Ieder bedrijf prefereert een eigen look & feel om haar offertes te presenteren aan haar klanten. De ingebouwde layout designer geeft u maximale flexibiliteit in het ontwerp van uw af te drukken offerte.
U kiest zelf welke informatie afgedrukt wordt en welke niet. Bedrijfslogo's, foto's, lijnen, kaders, enz. kunnen makkelijk ingevoegd worden, net als achtergrondkleuren, fonts, alignering, ... - zo ongeveer alles is mogelijk.
Als u ervoor kiest om voor elk product een foto te tonen, dan kan u bepalen waar die moet verschijnen, met welke grootte, enz.
Bovenop al deze functionaliteit biedt QuoteWerks u de mogelijkheid in de layout designer te werken met eigen formules. Zo kan u bijvoorbeeld leasingbetaaltermijnen berekenen, rekening houdend met het aantal maanden en het totaal bedrag van de verkoop. U kan formules creëren, die een speciale boodschap vermelden, als het totaal bedrag boven 1.000 € gaat, bijvoorbeeld. U kan ook aanbetalingen vermelden op de offerte, gebaseerd op een percentage van het totaal bedrag. U kan het zo gek nog niet bedenken, of QuoteWerks laat het u toe. De QuoteWerks Layout Designer is héél krachtig, flexibel en makkelijk te gebruiken.

Bovenop het gebruik van de ingebouwde QuoteWerks Layout Designer kan u nu ook offertes genereren m.b.v. Microsoft Word.

Iedereen kent Microsoft Word en kan ermee werken. Word is flexibeler dan rapportdesigners en het is nu gemakkelijk om met Word een offerte in QuoteWerks op te maken. QuoteWerks voegt eenvoudigweg de data in uw Word-document, waar u wenst. Na het samenvoegen is het makkelijk om wijzigingen of correcties aan te brengen in het Word-document, wat u het beste van twee werelden geeft: gebruik van macro's en de mogelijkheid om achteraf nog het document te bewerken. Als kers op de taart zal QuoteWerks automatisch uw met data samengevoegd Word-document als een PDF-bestand opslaan en linken met de offerte.

Voordelen van het samenvoegen met Word:

• U kiest om alleen bepaalde types producten in bepaalde gebieden van het Word-document in te voegen
• U kan uw service items op pagina 2 en uw product items op pagina 5 hebben
• U kan alles van eenzelfde producttype totaliseren op eender welke plaats in het document
• U kan foto's van producten mee opnemen in het Word-document

QuoteWerks wordt geleverd met een reeks standaard afdruklayouts voor offertes, proposals, orders, facturen, sales orders en inkooporders.
U kan deze bestaande layouts wijzigen en/of nieuwe layouts creëren, zoals bijvoorbeeld werkbonnen, pakbonnen, verzendnota's, enz. Er is geen beperking op het aantal afdrukbare layouts, dat u kan opmaken. Nogmaals, u heeft de volledige controle over wat het eindresultaat moet worden.

QuoteWerks ondersteunt het gebruik van revisies. Deze eigenschap staat u toe om een bewaarde offerte te openen, veranderingen te maken en weg te schrijven als een volgende revisie. QuoteWerks gaat deze automatisch opslaan met een nieuw offertenummer, gebaseerd op het oude, aangevuld met een numerisch of alfanumberisch suffix (bvb. -01 of -A). Bovendien gaat QuoteWerks de links in de contactmanagersoftware aanpassen naar de laatste revisie. Wanneer offertes geconverteerd worden naar orders, worden alle revisies aangeduid als "vervangen". U kan makkelijk de historiek bekijken van alle revisies voor meer overzicht en controle.

Is het u ooit al overkomen dat een vertegenwoordiger een offerte stuurt naar een klant en dat u achteraf wenste de offerte eerst gezien te hebben? QuoteWerks kan werken met fiatteringsvereisten (Approval Requirements), zodat ze pas kunnen afgedrukt, gemaild of naar QuoteValet opgeladen worden, na goedgekeurd te zijn.

Per vertegenwoordiger.
U kan het fiatteren activeren per vertegenwoordiger en bepalen onder welke condities een goedkeuring is vereist en door wie die moet gebeuren.

Per document of lijn-item.
Een fiatteringsvereiste kan getriggered worden op een gans document of op een regel in een document. Als bijvoorbeeld eender welke lijn een marge geeft van minder dan 5%, dan moet de offerte gefiatteerd worden. Of als de marge van de volledige offerte minder dan 15% bedraagt, dan is er goedkeuring nodig.

Escalatie.
Wanneer goedkeuring vereist is, kan u specifiëren wie geauthorizeerd is om de offerte goed te keuren. Als het totaalbedrag bijvoorbeeld hoger is dan 10.000 €, dan is de enkelvoudige goedkeuring van de sales manager nodig. Als het over meer dan 50.000 € gaat, dan is de enkelvoudige goedkeuring van een geëscaleerde fiatteur vereist, namelijk de CEO. Is het bedrag hoger dan 100.000 €, dan zijn meerdere goedkeuringen nodig, zowel van de CEO als van de CFO.

Er zijn veel verschillende scenario's mogelijk. Wanneer het fiatteren samengebruikt wordt met QuoteValet, worden de fiatteringsmogelijkheden nog uitgebreider.

QuoteWerks ondersteunt 9 verschillende manieren van prijszetting voor uw producten en diensten.

1. Manuele prijs
U hanteert een vaste prijs voor alle klanten.
2. Brutomarge
Gebruik dit, wanneer u de klantprijs berekent door een brutomarge-percentage op de kostprijs toe te passen.
3. Markup
U berekent de klantprijs door een percentage aan de kostprijs toe te voegen.
4. Korting op de eindgebruikersprijs
Gebruik dit, wanneer u de klantprijs berekent door een korting te geven op de eindgebruikersprijs.
5. Eindgebruikersprijs
Hier gebruikt u de listprijs van de leverancier.
6. Staffelprijs
Gebruik staffelprijzen, wanneer de korting afhangt van het bestelde aantal stuks.
7. Klantgebaseerde prijzen
QuoteWerks kan automatisch een prijs berekenen, afhankelijk van het type klant. Zo zal een RETAIL-klant bijvoorbeeld prijs X krijgen, terwijl een DISTRIBUTIE-klant prijs Y krijgt.
8. Combinantie klant en productgroep
QuoteWerks kan automatisch een prijs berekenen, afhankelijk van het type klant én het type product. Dit kan dan een markup-, marge-, korting- of listprijs zijn. Zo krijgt een RETAIL-klant bijvoorbeeld 5% korting op productgroep A en 10% korting op productgroep B, terwijl de DISTRIBUTIE-klant prijzen krijgt, gebaseerd op een brutomarge voor die productgroepen.
9. Formule-gebaseerd
QuoteWerks berekent de prijs van het product als een percentage van de prijs van een ander product.

QuoteWerks ondersteunt 3 wijzen om uw kostprijs te bepalen.

1. Manuele kostprijs
Gebruik deze manier, wanneer u een vaste kostprijs hanteert.
2. Korting van de listprijs
Ideaal wanneer uw kostprijs uitgedrukt kan worden met een korting t.o.v. de voorgestelde eindgebruikersprijs.
3. Staffelkostprijs
Gebruik staffelkostprijzen, als uw kostprijs afhangt van de bestelhoeveelheid.

Met de krachtige bundel-eigenschap kan u groepen producten aan uw offerte toevoegen met één enkele klik. Als u regelmatig groepen producten of diensten aanbiedt, dan zal deze bundel-eigenschap u heel wat tijd besparen. U bepaalt welke producten of diensten in een bundel zitten. Als u dan zo'n bundel toevoegt in een offerte, zitten alle betrokken elementen erbij in de juiste verhoudingen. Met bundels werken biedt nog het voordeel dat u niks vergeet in de offerte.
Er zijn twee soorten bundels: eenvoudige en gegroepeerde bundels. Met een eenvoudige bundel krijgt u de betrokken lijst producten en diensten in de offerte. Met een gegroepeerde bundel worden de betrokken producten en diensten als één gegroepeerde lijn toegevoegd. Alle prijzen van de individuele items worden verborgen, maar automatisch getotaliseerd en getoond in de gegroepeerde lijn. De individuele lijnomschrijvingen kunnen al dan niet getoond worden.

QuoteWerks heeft een ingebouwde Configurator. De meeste configurators kosten duizenden Euro's, maar met QuoteWerks is de functionaliteit van zo'n Configurator eenvoudigweg ingebouwd.
U krijgt een lijst producten aangeboden om uit te kiezen in een stap-voor-stap scenario. De lijst producten in de volgende stap is afhankelijk van de keuze, die u maakte, in de vorige stap. De configurator kan de productiviteit van uw verkoopsteam maximalizeren, evenals hun efficiëncy verhogen en fouten helpen vermijden door ze door een soort wizard te eiden om een offerte op te maken - met de zekerheid dat ze alle belangrijke elementen opgenomen hebben.

Wanneer u het product selecteert van uw keuze, kan u rechtsklikken om onmiddellijk de kostprijs van dit product te zien bij elke vendor, die u in QuoteWerks heeft ingesteld. In één oogopslag weet u welke vendor de laagste prijs biedt en u kan dan kiezen om het item van die vendor aan te bieden.

Vaak vragen klanten om een offerte, maar wordt het project even in de ijskast gezet, om wat voor reden dan ook. Dan, op een mooie dag, belt de klant terug en vraagt hij een nieuwe offerte. Dat is geen probleem voor QuoteWerks. Selecteer alle lijn-items in de offerte en kies 'Refresh with Latest Price'. Onmiddellijk wordt uw offerte bijgewerkt. Zelfs vraagt QuoteWerks u, als de kostprijzen verlaagd zijn, of u de lagere kost wenst door te geven aan uw klant of niet.
Prijzen van leveranciers fluctueren nog al eens. Met de 'Refresh with Best Price' tool zal QuoteWerks automatisch die vendor vinden met de laagste kostprijs voor elk item in de quote.

Diensten aanbieden, die maandelijks, per kwartaal of jaarlijks terugkeren, gebeurt meer en meer, zoals bij abonnementen het geval is. In QuoteWerks worden items aangeduid als 'recurring revenue' of terugkerende opbrengst, zodat het makkelijker wordt uw klanten offertes te maken, die duidelijk tonen welk bedrag verschuldigd is bij de initiële aankoop en welk bedrag maandelijks terugkeert. Managementrapporten kunnen gerund worden om te zien hoeveel omzet er kan geforecast worden op basis van deze 'recurring revenue'. Filters kunnen in deze rapporten ingesteld worden om te zien wanneer maandelijkse contracten aflopen, zodat u tijdig de klanten een verlenging kan toesturen.

Diverse types van lijn-items worden ondersteund in de QuoteWerks offerte, zoals:

• Subtotalen van een aantal productlijnen.
• Running Subtotals laten u toe al een tot op dat punt voorlopig totaal van de offerte te tonen.
• U kan een percentage meerkost berekenen als percentage van de lijn erboven. Die lijn kan een gewone productlijn zijn of ook al een subtotaal.
• U kan ook werken met een kortingspercentage, berekend op de vorige lijn, zoals hierboven.
• Er zijn uiteraard ook gewoon commentaarlijnen, waarin u vrije tekst kan plaatsen of gewoon een blanklijn om een optische scheiding te creëren.
• Elke lijn beschikt ook over bepaalde attributen, zoals 'verberg prijs', 'niet afdrukken', optioneel item, onderworpen aan BTW, enz.
• Met 'verberg prijs' of 'hide price' wordt de individuele prijs van die lijn niet afgedrukt. Dit kan praktisch zijn, wanneer u niet wenst dat de klant alle individuele lijnprijzen ziet en per item gaat beginnen 'onderhandelen'.
• Met het 'niet afdrukken' of 'don't print' attribuut verhindert u dat een bepaalde lijn afgedrukt wordt in de offerte, maar ze telt wel mee om het totaal te berekenen.
• Het optioneel attribuut laat toe om de lijn in zijn volledigheid te tonen, maar het bedrag wordt niet mee opgenomen in het totaalbedrag. Met de QuoteWerks Layout Designer kan u overigens dergelijke optionele lijnen anders afdrukken (bijvoorbeeld met een indent of schuin of in een andere kleur).
• Het al of niet onderworpen zijn aan BTW (taxable) kan u per lijn aan of uit zetten.
• Met het "print picture" attribuut wordt bepaald of een foto, indien beschikbaar, al dan niet wordt afgedrukt.

 

U kan externe bestanden aan het offertedocument linken. Als u, bijvoorbeeld, een Visio diagram of een CAD-tekening heeft, die gerelateerd zijn aan deze offerte, kan u deze documenten eenvoudigweg linken via de Links-tab. Dit kan zelfs met drag & drop vanuit de Windows Explorer. Met alle gelinkte bestanden beschikbaar in de Links tab, vindt u ze zo terug om ze te openen, te bewerken of af te drukken. U kan ook websitelinks toevoegen door simpelweg het website-adres van uw browser in de Links-tab te slepen. Zo zou u een pakket tracking URL kunnen toevoegen in de Links-tab. Deze kan u hernoemen in "UPS tracking voor de flat screen TV". Een dubbelklik op de link lanceert de webpagina. Het aantal links is onbeperkt. U kan ook links toevoegen naar webpagina's, betrekking hebbende op producten in uw offerte - of het nu voor interne referentie is of voor uw klant.

QuoteWerks laat u makkelijk toe om offertes rechtstreeks van binnen QuoteWerks te emailen met de eigen ingebouwde SMTP e-mail of met Microsoft Outlook. Uw offerte wordt gestuurd als een bijgevoegd .RTF-document (Rich Text Format, leesbaar in Microsoft Word) of als .PDF-bestand (Adobe Acrobat compatible). De keuze maakt u in de e-mail setup opties. Uw klant krijgt uw offerte exact geformatteerd, zoals u ze gestuurd heeft en met een dubbelklik opent hij het bijgevoegde document.

Het 'Paste Special'-kenmerk van QuoteWerks stelt u in staat de inhoud van het Windows klembord te gebruiken om producten en diensten van een QuoteWerks productdatabron in de offerte te plakken. Deze eigenschap kan interessant zijn bij het integreren met externe configuratiesoftware, zoals Cisco en HP Configuration Software, die alleen een lijst met part numbers geven zonder omschrijving of prijzen. Het werkt ook met lijsten met part numbers, gekopieerd van websites of tekstbestanden. Kortom, u kan dergelijke informatie kopiëren naar het Windows klembord en deze dan gebruiken via 'Speciaal Plakken' om QuoteWerks de part numbers te laten opzoeken in zijn lokale database(s) voor omschrijvingen en prijzen.

XML is de standaard voor data-transfer en -uitwisseling. QuoteWerks kan offertes/orders/facturen importeren, die geformatteerd zijn in XML (volgens onze XML documentspecificaties). Deze functionaliteit is heel handig voor het exporteren van data van webapplicaties naar een XML-formaat, dat dan gemakkelijk in QuoteWerks kan geïmporteerd worden. Onze Open Export Module heeft een optie, die u toelaat om offertes/orders/facturen van QuoteWerks naar een XML-bestand te exporteren.

Heeft u vertegenwoordigers op de baan of werkt u soms van thuis? QuoteWerks kan offertes synchronizeren tussen verschillende locaties. QuoteWerks is in het hoofdkantoor geïnstalleerd en kan ook op laptops en andere locaties geïnstalleerd zijn. Terwijl vertegenwoordigers op de baan zijn en offertes maken op hun laptop, kunnen ze deze exporteren en emailen naar het hoofdkantoor, waar de offerte geïmporteerd wordt. QuoteWerks werkt met een uniek nummeringsysteem om te vermijden dat er conflicten optreden. QuoteWerks beschikt ook over een directe synchronizatie en rollout-functie, die offertes en andere informatie uitwisselt.

Met QuoteWerks' uitgebreide prijszettingsmogelijkheden wenst u wellicht ook te weten welke winstmarge u daarbij realiseert. Elke lijn in de offerte kan een verschillende winstmarge en prijszetting bevatten. U kan een individuele lijn selecteren, of een groep lijnen, om te zien welke winst en winstmarge deze voor u genereren.

Met één enkele klik ziet u welke producten u verkocht heeft aan uw klanten in het verleden en welke prijs u daarbij aanrekende.

Van begin tot einde behandelt QuoteWerks het hele proces. Zodra u een order ontvangt, kan u een offerte converteren naar een order en hiervan makkelijk een separaat inkooporder genereren per betrokken leverancier.

Vaak moet u ook bepaalde producten of diensten mee opnemen in een offerte, wanneer u bepaalde andere producten selecteert. 'Required Items' laat u toe om vereiste items toe te kennen aan producten in QuoteWerks, zodat deze automatisch mee in de offerte opgenomen worden, wanneer u het basisproduct selecteert. Zo vergeet u dit niet.

Vaak hebben producten en diensten ook optionele items, die mee aangeboden kunnen worden. 'Optional Items' biedt u de mogelijkheid om optionele items in te stellen bij bepaalde producten, zodat QuoteWerks u zal vragen, of hij optionele producten moet tonen en toevoegen, wanneer u het basisproduct selecteert.

QuoteWerks beschikt over aanpasbare velden en kolommen om de unieke noden van uw producten en offertes tegemoet te komen. Als u bijvoorbeeld de kleur of een ander kenmerk van een product wil traceren, dan kan u de QuoteWerks custom-velden zo aanpassen, dat er een "Kleur" kan ingegeven worden.

Bovenop de standaardrapporten, die in QuoteWerks zitten, laat de ingebouwde visuele rapporteringstool u toe om zelf gemakkelijk deze standaardrapporten te wijzigen en nieuwe te creëren om aangaande zowat alles in QuoteWerks te rapporteren.

Zo kan u rapporten creëren, betreffende openstaande offertes, forecasts, commissionering, enz. U kan zien wie de meest productieve verkoper is, welk het meest rendabele of het meest verkopende product of dienst, enz. Creëer rapporten, gebaseerd op regio's of verkoopsgebieden. De flexibiliteit van onze rapportdesigner laat u toe eender welk rapport te creëren, dat u zich kan voorstellen.

U kan ook productcatalogi creëren met prijslijsten voor uw klanten, waarin ook klantspecifieke prijszetting kan opgenomen zijn. Of detailrapporten over productlijnen, voorraad, enz. Rapporten en documenten kunnen ook gekopieerd en geplakt worden in Microsoft Word.

In de QuoteWerks Administrator bepaalt u de security-instellingen voor elke gebruiker, zoals:

• welke menu-opties zijn toegankelijk voor welke gebruiker
• welke users kunnen offertes van welke gebruikers zien, wijzigen of verwijderen
• wie beschikt over welke specifieke individuele toegangsrechten om bepaalde taken uit te voeren, zoals het verwijderen van producten uit de database, afdruklayouts wijzigen, enz.

Deze security-instellingen worden centraal beheerd en kunnen ook afgedwongen worden op laptop of remote installaties van QuoteWerks.

QuoteWerks automatiseert het volledige offertegeneratieproces, beginnend met het opbouwen ervan tot het presentatieformaat om te eindigen met de aflevering van de offerte.

Om dit proces te faciliteren, biedt QuoteWerks geïntegreerde voorbladen en ondersteuning voor extra documentatie (literature). U creëert een lijst met aangepaste voorbladen of cover pages (met een tekstverwerker, die ze opslaat in RTF-formaat) en dan selecteert u gewoon uit deze lijst met voorbladen, wanneer u de offerte gaat afdrukken of emailen.

QuoteWerks biedt ook literatuursupport. Deze eigenschap maakt het mogelijk om een lijst met documentatiebestanden aan te leggen, zoals garantie-informatie, supportinformatie, routebeschrijvingen, algemene verkoopsvoorwaarden, enz. U kan dan makkelijk één of meer literatuurdocumenten selecteren bij het versturen van de offerte. Deze kunnen in RTF- of PDF-formaat opgemaakt zijn.

QuoteWerks werkt ook met spec sheets. U kan voor enkele of alle producten en diensten in uw productdatabase een spec sheet opmaken. Terwijl de QuoteWerks productomschrijving tot 32.000 karakters lang kan zijn, is zo'n spec sheet onbeperkt in lengte en kan het ook een foto van het product bevatten. Bij het afdrukken of verzenden van de offerte kan QuoteWerks de spec sheets van de betrokken producten automatisch mee opnemen aan het einde van de offerte, tenzij u deze zou uitvinken. Spec sheets zijn in RTF- of PDF-formaat.

QuoteWerks kan optioneel automatisch alle separate PDF-bestanden combineren in één grote PDF met daarin de offerte, voorblad, spec sheets en literatuur.

QuoteWerks biedt ook een geïntegreerde spellingchecker en kan informatie naar Microsoft Excel en Word exporteren.

Met QuoteWerks kan u de offerteprijzen in zowel uw lokale munt als in een andere, alternatieve munt tonen. Zo kan u een offerte in Euro's makkelijk omvormen naar een offerte in Britse Ponden of Amerikaanse Dollars.

QuoteWerks toont al uw producten en diensten in het bekende Windows Explorer-formaat. U kan uw producten en diensten onderverdelen in diverse productdatabases en in folders, zodat het heel makkelijk wordt om deze visueel te organizeren en terug te vinden, wanneer u ze nodig heeft. Met onze krachtige zoekmogelijkheden kan u producten terugvinden met bijvoorbeeld gedeeltelijke omschrijvingen, onderdeelnummers, enz.

QuoteWerks is ontwikkeld om aan de behoeften van bedrijven in de meeste sectoren te beantwoorden. We beschikken over vele flexibele kenmerken, zoals bijvoorbeeld "Unit of Pricing" of hoeveelheidsmultiplicatoren. Hiermee kan u een doos van 10 aanbieden aan een prijs per stuk of een artikel met lengte-, breedte- en hoogtematen, die vermenigvuldigd worden met het aantal en de eenheidsprijs.

De QuoteWerks API (Application Programming Interface) laat ontwikkelaars toe applicaties te schrijven, die met QuoteWerks integreren.
De API biedt events aan, zoals BeforeSaveDocument, AfterSaveDocument, BeforePrintDocument, BeforeContactSelection, AfterContactSelection, enz. Dit laat de applicatie toe om data na te kijken of te veranderen of om een procedure te onderbreken. Ontwikkelaars kunnen ook applicaties schrijven, die QuoteWerks naadloos integreren met CRM- of ERP-programma's.
Zo hebben wij MaxQuoteWerks geschreven, wat een nauwere integratie biedt tussen QuoteWerks-offertes en Maximizer-opportunities, wat standaard niet voorzien is.

QuoteWerks-data wordt opgeslagen in Microsoft Access 2002/2003 databases in de Standard en Professional Edities en in Microsoft SQL Server 7.0, 2000, 2005 of 2008 in de Corporate Edition. Het is belangrijk te vermelden, dat u Microsoft Access niet op uw pc geïnstalleerd moet hebben om met QuoteWerks te kunnen werken. Omdat QuoteWerks-data in dit industriestandaardformaat wordt beheerd, kunnen andere applicaties deze data ook makkelijk lezen en bewerken voor een mooier geïntegreerd geheel.